Een goed personeelsdossier in 5 stappen

Per 1 juli 2015 is de WWZ (Wet Werk en Zekerheid) in volle werking getreden waardoor het belang van een goed opgebouwd personeelsdossier nog belangrijker wordt. Dit geldt voor zowel de grote alsook de kleine MKB organisaties. Dit geldt zelfs als je maar één persoon in dienst hebt.

Een perfecte reden om een goed personeelsdossier op de bouwen
Met invoering van de WWZ is het ontslagrecht ingrijpend veranderd en is een personeelsdossier essentieel bij het ontslag van een werknemer. Als het personeelsdossier niet op orde is, dan heeft ontslag veel minder kans van slagen dan wanneer het personeelsdossier keurig is bijgehouden.

Hoe ga je te werk?
Heb je nog geen dossiers opgebouwd?
Begin dan vandaag met het verzamelen van alle werknemersgegevens. Denk hierbij aan:

Stap 1: begin met het verzamelen van alle werknemersgegevens.
Denk hierbij aan

• Persoonlijke gegevens (zoals NAW, kopie identiteit, Burgerservicenummer (BSN), sollicitatiebrief, kopieën van diploma’s) 
• Contracten & arbeidsvoorwaarden (Kopie aanstellingsbrief, Arbeidsovereenkomst plus eventuele aanvullingen of wijzigingen arbeidsovereenkomst, geheimhoudingsverklaring, documentatie over pensioenregeling, et cetera). Alle zaken die rondom contract en arbeidsvoorwaarden voorkomen bij jouw bedrijf. 
• Functioneren & ontwikkeling (Functieomschrijving, salarisschaalindeling, verslagen van beoordelings- en/ of functioneringsgesprekken, afspraken over een Persoonlijk OpleidingsPlan). 
• Ziekteverzuim (verzuimfrequentie) Let op: je mag geen medische informatie van je werknemers bewaren!) 
• Diversen & bijzonderheden (Persoonlijke werkaantekeningen van jou als leidinggevende, correspondentie met de werknemer)

Stap 2: zorg dat je personeelsdossiers op een veilige plek liggen
Personeelsdossiers bevatten privacygevoelige informatie waarvan niemand wil dat ze door iedereen gezien kunnen worden.

• Geef alleen toegang aan diegene binnen je bedrijf, die daadwerkelijk werkt met deze informatie.
• Zorg dat ze in een kast liggen die afgesloten kan worden en alleen gebruikt wordt voor personeelsdossiers.
• Maak je digitale dossiers aan, zet de dossiers dan in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Stap 3: vertel je medewerkers over hun dossier
Volgens de wet ben je dit verplicht.
Jouw werknemers hebben altijd het recht tot inzage in hun eigen dossier. Honoreer dit verzoek altijd binnen 4 weken.

Stap 4: vul het personeelsdossier consequent aan
Bij elk functioneringsgesprek, ziekteverzuim of wijziging in de functie, vul je het personeelsdossier meteen aan. Het is noodzakelijk om dit te blijven doen.
De WWZ vraagt ook van je dat de gegevens op orde zijn wanneer het komt tot een ontslag van je werknemer.

Stap 5: ruim regelmatig op
Er komen wel eens gegevens in het personeelsdossier die er eigenlijk niet in thuis horen. Deze gegevens dienen uit het dossier te zijn op het moment dat je het dossier officieel moet overleggen bij bijvoorbeeld een ontslagregeling.
Of je hebt dossiers liggen van personeel dat al langer dan 7 jaar niet meer bij je werkt. Ook hier gelden bepaalde regels voor.

Al met al best een kluif om te starten met en daarna het onderhouden van een personeelsdossier. Er komen heel wat regels bij waar jij je als werkgever aan dient te houden.

Dit is een vak apart. Dit is mijn vak.
En omdat ik geloof dat elke MKB-er goede personeelsdossiers wil opbouwen voor zijn of haar werknemers, geef ik hierover een workshop!

================================

De workshop “Goed Werkgeverschap: Hoe bouw je een goed personeelsdossier?” wordt gegeven op 10 maart van 10:00 - 12:00 uur. In deze workshop worden alle vijf de stappen uitgebreid behandeld.
Wanneer je de workshop gevolgd hebt, kun je zelf een goed en gedegen personeelsdossier opbouwen, onderhouden en gebruiken zodat je alles wat betreft je medewerker(s) overzichtelijk hebt geordend.

Workshop: “Goed Werkgeverschap: Hoe bouw je een goed personeelsdossier?”

Datum: 10 maart 2017 van 10:00 – 12:00 uur
Locatie: Nusterweg 63 – Sittard
Kosten: gratis!
Je kunt alleen maar deelnemen aan deze workshop als je je opgeeft.
Verplicht aanmelden kan via diana@dianavanbakel.nl.
Heb je nog vragen, bel me dan +31624330026.