De wondere wereld van het personeelsdossier

Bron foto: Pxphere

Ergens in een heuvelachtig landschap staat een bijzondere boom die tot in de hemel lijkt te groeien. Met weelderige takken die in sierlijke bogen over het landschap buigen.

‘s Zomers pauzeren wandelaars hier graag om de boom te bewonderen, eronder te picknicken of uit te rusten. Maar ook in de andere jaargetijden is de boom prachtig. In de herfst tonen de bladeren hun betoverende herfstkleuren. In de winter weerkaatst de zon door de takken op de glinsterende sneeuw.Niet alleen de mensen genieten van de boom. In de lente bouwen vogels hier graag hun nest en brengen ze hun jongen groot. Eekhoorns springen vrolijk van tak naar tak.

Op een dag wordt de rust abrupt verstoord door het geluid van graafmachines. De dieren kiezen vlug het hazenpad. Enkele wandelaars blijven staan om te kijken wat er gebeurt…

Vanaf dat moment is de boom niet meer hetzelfde. De ooit zo sterke wortels zijn zo beschadigd door de graafmachines dat de boom is gestopt met groeien. De takken hangen naar beneden en de bladeren vallen één voor één af. De ooit zo mooie boom krijgt niet meer de aandacht en ruimte die het nodig heeft om gezond verder te kunnen groeien. De voorbijgangers keuren de boom geen blik meer waardig en ook de dieren hebben het ‘nest’ verlaten.

Bron foto: Piixabay

Net als deze boom hebben ook medewerkers ruimte en aandacht nodig om zichzelf te kunnen blijven ontplooien en verder te kunnen groeien. Ze zijn het fundament van een succesvol bedrijf en een goede relatie met hen is daarvoor essentieel. Als bedrijf is het belangrijk om daar continu oog voor te (blijven) houden. Dit stopt niet nadat het arbeidscontract getekend is! ‘

Van personeelsdossier naar carrièreboom

Bedrijven weten mij inmiddels te vinden op het moment dat ze met hun personeel in een vervelende situatie terecht zijn gekomen. Bijvoorbeeld bij langdurige uitval of een dreigend conflict. Ik krijg dan de vraag of ik kan helpen met het opbouwen van het dossier. Voor mij is dat een uitdaging waarvoor ik niet terugschrik, maar ik vind het wel jammer dat het zo ver moet komen.

Mensen worstelen met het gevoel dat ‘dossiervorming’ oproept, dikke dossiers waar je gillend gek van wordt. En de negatieve lading die hiermee gepaard gaat. Zo’n dossier is echter nodig om het disfunctioneren van een medewerker aan te kunnen tonen. Ik zie in de praktijk dat een dossier pas gevormd wordt op het moment dat er sprake is van onenigheid of gedoe. ‘I’m not crazy. My reality is just different than yours.’ zegt de Cheshire Cat uit Alice in Wonderland.

 Bron foto: Pinterest

Ik wil het ‘oude denken’ over het personeelsdossier graag ombuigen naar een positieve insteek omdat dat je bedrijf iets oplevert. Daarvoor gebruik ik de natuur en spreuken uit kinderboeken.  

Met trots introduceer ik de ’carrièreboom’ als metafoor voor zowel de medewerker als het personeelsdossier. Als bedrijf ben je continu bezig met het nastreven van je bedrijfsdoelen. Dit betekent dat je de carrièreontwikkeling van je medewerkers op de voet volgt en bijstuurt waar nodig. Dat leg je vast in de carrièreboom, een levend document waarin je alle processen van de carrièreontwikkeling vastlegt.

Afhankelijk van hoelang hij/zij in dienst is en zich ontwikkelt, worden de wensen en behoeften (groeirichting) anders. Continue aandacht voor de carrièreboom is dus belangrijk om je medewerkers te blijven boeien en binden. Zo beperk je het ziekteverzuim en kun je problemen, conflicten en onvrede tijdig afwenden of voorblijven.

Uit onderzoek van het ADP blijkt dat maar 26% van de bedrijven een feedbackproces heeft ingericht waar medewerkers problemen kunnen aankaarten. Bovendien geeft 31% van de ondervraagden aan zich ongemakkelijk te voelen op het werk. Dit heeft vooral te maken met zich niet gesteund voelen door het management, te veel stress ervaren, een slechte ervaring hebben met collega’s of met werken in een onprettige werkomgeving. Er is dus nog veel werk aan de winkel!

Carrièreboom: het belangrijkste instrument voor een goed personeelsbeleid

Zoals de Cheshire Cat uit Alice in Wonderland treffend zegt: “Every adventure requires a first step.” En dat avontuur begint als werkgever op het moment dat je medewerker(s) wilt gaan aannemen. Wanneer wordt personeelsbeleid een pijler binnen uw bedrijf?

In het kader van een goed personeelsbeleid is het aan te raden vanaf dag één een groei- en ontwikkelplan bij te houden van je medewerkers. Hier doet de carrièreboom haar intrede, omdat dit plan hierin kan worden opgenomen. Het is een levend document dat, gedurende de tijd die de medewerker in dienst is, verder kan worden aangevuld. Zo is er altijd een actueel document waarin de groei-en ontwikkeling van de medewerker kan worden teruggezocht en aangevuld.

Investeren in rendement

Wat mij betreft zijn we uit het oog verloren waar het écht om draait, namelijk Goed Werkgeverschap. Ook alweer zo’n containerbegrip. Goed Werkgeverschap is wettelijk verplicht. Veel werkgevers weten dat niet. Dit houdt in dat zij zijn verplicht zich als goed werkgever te gedragen. Hetzelfde geldt voor medewerkers, zij horen zich als goed medewerker te gedragen. Ik ben er echter van overtuigd dat medewerkers zich pas goed gaan gedragen als de werkgever dat ook doet. De werkgever heeft namelijk een sterkere positie. De bal ligt wat mij betreft dus bij de werkgever. Maar hoe doe je dat dan, je als goed werkgever gedragen? Daarvoor zijn in de wet zes beginselen vastgelegd die een beetje lijken op ‘geboden’, namelijk:

1. Wees zorgvuldig
2. Maak geen misbruik van je positie
3. Motiveer ingrijpende beslissingen
4. Maak verwachtingen waar
5. Behandel medewerkers gelijk
6. Zorg voor een behoorlijke verzekering

Een goed werkgever voldoet aan deze beginselen door continu in gesprek te blijven met de medewerker. Daarmee bedoel ik een doorlopende dialoog. Dus géén eenrichtingsverkeer vanuit de werkgever. En dus ook, wat mij betreft juist als het goed gaat!

Bron foto: Pixabay

Blijf in gesprek met je medewerker

Er zijn bepaalde momenten waarbij het extra belangrijk is om de dialoog te versterken met je medewerker. Dat is met name van belang bij attentiemedewerkers. Attentiemedewerkers zijn medewerkers waarbij er iets in de situatie, al dan niet op het werk, is veranderd. Daarbij kun je denken aan de volgende situaties.

Nieuwe medewerkers waarvoor zowel het bedrijf, de collega’s als het werk nieuw is

Door vanaf dag één met de medewerker carrièregesprekken te voeren en dit vast te leggen, wordt meteen helder wat zijn/haar behoefte en motivatie is. Zo kun je de toegevoegde waarde van de medewerker voor je bedrijf beter sturen. Op die manier wordt de carrièreboom een werkbaar document dat vertrouwen geeft aan de medewerker dat Goed Werkgeverschap wordt nagestreefd.

Medewerkers die een nieuwe functie hebben gekregen

Voor een medewerker die een nieuwe functie krijgt, verandert er vaak veel. Bijvoorbeeld nieuwe collega’s, nieuwe werkzaamheden en/of meer verantwoordelijkheid. Dat kan onzekerheden met zich meebrengen voor de medewerker. Het is goed om dat bespreekbaar te maken.

Medewerkers die nieuwe/meer taken hebben gekregen

Op het moment dat een medewerker extra of nieuwe taken krijgt, dient hierover goed te worden gecommuniceerd. Ongeacht hoe lang een medewerker in dienst is. De leidinggevende dient goed toe te lichten wat precies de bedoeling is. Voor een senior medewerker die al langere tijd in dienst is, is het lastig om aan te geven als er iets niet duidelijk is. Na zo’n lange tijd ‘horen ze te weten’ wat er van ze verwacht wordt, denken ze. Maar bij het vervullen van nieuwe taken is het helemaal niet zo vreemd dat er vragen zijn. Voorkom dus dat medewerkers gaan ‘zweven’.

Zieke medewerkers

Ziek zijn is slecht nieuws voor beide partijen. Met name als deze ziekte langdurig van aard is.

Bij (langdurig) verzuim van een medewerker wordt de dialoog tussen beide partijen lastig. Het is moeilijk om te praten over ‘de ellende onder de waterlijn’. Beide partijen worden geconfronteerd met de verplichtingen vanuit de Wet verbetering Poortwachter en hoog oplopende kosten.

Medewerkers die na langere tijd weg zijn geweest en terugkeren in het bedrijf (vanwege arbeidsongeschiktheid, zwangerschapsverlof, mantelzorg etc.)

Na langdurige afwezigheid is er binnen een bedrijf vaak veel verandert. Bijvoorbeeld nieuw of ander beleid of er zijn nieuwe collega’s of leidinggevende(n). De terugkerende medewerker moet meestal weer even opnieuw ‘aarden’. Iedereen moet weer aan elkaar wennen.

Medewerkers die het bedrijf gaan verlaten

Er kunnen diverse redenen zijn waarom een medewerker het bedrijf gaat verlaten. Als werkgever ben je erbij gebaat dat de werkzaamheden behoorlijk worden overgedragen en gedocumenteerd. Om de uitwerkperiode voor beide partijen prettig te laten verlopen is het goed om daar duidelijke afspraken over te maken met elkaar.

Wanneer medewerkers te maken krijgen met nieuwe situaties is extra begeleiding en/of training cruciaal om ze tevreden en gelukkig te houden. Net zoals de boom aan het begin van deze blog.

Goed Werkgeverschap als middel voor Employer Branding

Zeker in een tijd waarin mensen makkelijker van baan wisselen wordt Goed Werkgeverschap steeds belangrijker. Stemmen de verwachtingen die iemand heeft over het bedrijf en zijn/haar werk overeen met de bedrijfsdoelstellingen? Dit proces dient al vóór het hele Werving & Selectie proces in werking te treden. Wat kan men (online) vinden over je bedrijf? Op social media of je website bijvoorbeeld? Dit kan voor mensen een reden zijn om wel of juist niet te solliciteren. Essentieel is dus om Goed Werkgeverschap ook extern zichtbaar uit te dragen.

Gelukkig zijn steeds meer bedrijven zich bewust van het belang van Goed Werkgeverschap. Ze beseffen dat het daadwerkelijk iets oplevert. Niet alleen vanwege goed intern (personeels)beleid (behalen bedrijfsdoelstellingen en tevreden medewerkers) maar ook vanwege het feit dat ze dit naar buiten toe kunnen uitdragen. En dat is natuurlijk goede reclame!

Zo zijn er inmiddels verschillende Nederlandse initiatieven die bedrijven helpen bij het nastreven en naleven van Goed Werkgeverschap. Wanneer je als werkgever aan specifieke criteria voldoet mag je certificering voor Goed Werkgeverschap voeren. Zo kun je je gemakkelijker positioneren als aantrekkelijke werkgever. In Nederland kun je Top Employer worden of certificering krijgen voor Great Place to Work of Best Workplace.

Bij elke relatie, of dit nu een arbeids-, klant of leveranciersrelatie is, is het belangrijk om goed en open te communiceren om de onderlinge verhoudingen optimaal te houden. Een tevreden medewerker is tenslotte een productieve medewerker. Het is dan ook niet voor niks dat steeds meer bedrijven een Chief Happiness Officer (CHO) in hun bedrijf introduceren. Het doel van CHO’s is om in kaart te brengen waar de medewerker binnen het bedrijf behoefte aan heeft en gelukkig van wordt. Dit kan het aanbieden van trainingen, ontwikkeltrajecten of leuke evenementen zijn. Door goed naar de medewerker te luisteren en daarop in te spelen zal deze zich gehoord en daardoor ook gemotiveerd en gewaardeerd voelen. Dat heeft weer een positieve invloed op hun werkprestaties.

Ik ben blij om te zien dat er steeds meer initiatieven komen die werk maken van Goed Werkgeverschap én dat bedrijven hier ook meer en meer prioriteit aan geven. Er komt steeds meer besef dat Goed Werkgeverschap zich uitbetaald. Niet alleen voor de medewerkers, maar ook voor het bedrijf zelf. Het verlaagt het verloop binnen bedrijven, er hangt een prettige werksfeer, en de productiviteit is hoog. Hierdoor kan duurzame groei worden gerealiseerd en kunnen bedrijfsdoelstellingen gemakkelijker worden behaald. (zie onderstaande tabel).

 Bron tabel: TNO 

Mocht er, ondanks al je inspanningen om een goed werkgever te zijn, toch een conflict ontstaan met een van je medewerkers, dan is de gang naar de kantonrechter vaak niet nodig. Omdat je jarenlang, samen met je medewerker, zo’n mooie carrièreboom hebt laten groeien, kun je er onderling vaak gemakkelijker uitkomen. Dat bespaart jou als werkgever een hoop gedoe, tijd en geld! Een personeelsdossier is immers een naslagwerk, geen boek om mee te slaan! De carrièreboom helpt je om de groei te realiseren die je met je bedrijf voor ogen hebt.