Elke medewerker een logboek

Het klinkt als een enorm bult werk. Het bijhouden van een logboek voor elke medewerker. Maar als je het goed aanpakt, biedt het juist structuur, duidelijkheid en objectiviteit. Misschien zie je nu nog niet wat je in de toekomst terug wil lezen. Op langere termijn biedt een logboek echter een efficiënt en effectief hulpmiddel bij de omgang met je medewerkers. Ik vertel je graag waarom.

Gevoel versus feiten
Stel je voor: je hebt het gevoel dat een medewerker regelmatig te laat komt. Dat hij lang pauzeert en vaak vroeger naar huis gaat. Klopt dit gevoel? In een logboek hou je alle gebeurtenissen bij. Te laat komen, maar ook overwerken of weekenddiensten. Zo krijg je een objectief overzicht van feiten. Het doel is om later terug te kunnen lezen wat er precies gebeurd is op een bepaald moment.

Wat staat er nog meer in een logboek?
Wat nu onbelangrijk lijkt, is straks misschien heel waardevol. Schrijf daarom alle details op. Als een medewerker in een loopbaantraject zit, is een logboek de ideale manier om de vorderingen bij te houden. Heb je een stagiaire? Met een logboek heb je aan het einde van de stage een mooi overzicht dat je kunt gebruiken bij de beoordeling. Of misschien wel bij het aannemen van deze stagiaire. En het is de ideale plek om bij te houden of een medewerker zich aan bepaalde afspraken houdt. Denk hierbij aan de competenties die besproken zijn tijdens het functioneringsgesprek.

Het logboek als onderdeel van je personeelsbeleid
Zorg ervoor dat het logboek onderdeel is van het personeelshandboek. Je gebruikt het bijvoorbeeld met name bij de gesprekkencyclus, het introductiebeleid en ziekteverzuimbeleid. Op welke manier het logboek een rol speelt bij welk personeelsinstrument, werk je apart uit bij het betreffende personeelsinstrument. Het logboek wordt altijd toegevoegd aan het personeelsdossier van de betreffende medewerker.

Aan de slag
Het opstellen van een logboek is vrij eenvoudig. Maak drie kolommen met hierin de datum, het onderwerp en de opmerking. De direct leidinggevende houdt het logboek bij. Hij of zij heeft immers het beste zicht op de medewerker. Het logboek wordt altijd ondertekend door zowel de leidinggevende als de medewerker zelf. Ten slotte is het van groot belang dat de vastlegging authentiek is. Gegevens mogen dus niet verwijderd of ongecontroleerd veranderd worden. Een logboek geeft houvast. Voor werkgever én werknemer.

Wil je meer weten over het opzetten, inzetten en naleven van een logboek, neem dan gerust contact met me op.
diana@dianavanbakel.nl
06-24330026