Geef je functioneringsgesprek een boost!

23/05/2018

Hoe functioneren jouw medewerkers eigenlijk? Heb jij zicht op de knelpunten die je graag verbeterd zou zien? En komen de kernwaarden van jouw bedrijf terug in het gedrag van je personeel? Dit alles bespreek je in het functioneringsgesprek. Ik vertel je er graag alles over.

Wat is een functioneringsgesprek?
Het functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer. Je bespreekt enerzijds het functioneren van de medewerker en anderzijds het functioneren van het bedrijf en de direct leidinggevende. Het is dan ook een gelijkwaardig en open gesprek. Het doel is om het functioneren van de medewerker en de onderlinge samenwerking te verbeteren.

Van gesprek naar dossier
Maak altijd een duidelijk verslag van het functioneringsgesprek met heldere afspraken. Dit bewaar je vervolgens in het personeelsdossier. Je gaat er natuurlijk niet vanuit, maar dit dossier kan in de toekomst van belang zijn als het gaat over het eventueel disfunctioneren van een medewerker. Het functioneringsgesprek maakt onderdeel uit van de gesprekscyclus. Er is een duidelijk verschil met het beoordelingsgesprek. Hierover meer in mijn volgende blog!

Kernwaarden
In het functioneringsgesprek komen ook de kernwaarden van jouw bedrijf ter sprake. Is klantgericht werken bijvoorbeeld een van jouw kernwaarden? Wat betekent dit dan voor de medewerker? Bespreek duidelijk wat je verwacht en bekijk samen of aan deze verwachtingen wordt voldaan.

Waaruit bestaat een functioneringsgesprek?
De aftrap
Een functioneringsgesprek kan best spannend zijn. Stel de medewerker daarom op zijn gemak. Leg het doel uit: het is niet de bedoeling om ongenuanceerd kritiek te leveren, maar om samen naar verbeteringen te kijken.

Terugblik
Bekijk eerst de gemaakte afspraken van het vorige gesprek. Wat heeft de medewerker hiermee gedaan? Als de afspraken niet zijn nagekomen, bespreek dan waarom dit niet is gebeurd.

Luisteren
Dan is het tijd voor de medewerker om te reflecteren op zijn eigen functioneren en de samenwerking. Als leidinggevende vraag je door, vat je af en toe samen om te controleren of je het goed begrepen hebt, maar luister je vooral aandachtig.

In gesprek
Ga vervolgens alle opmerkingen na. Voor knelpunten bedenk je samen een oplossing. Dit leg je allemaal duidelijk vast. Wie doet wat wanneer? Waar kom je nog op terug?

Jouw visie
Hoe zie jij zelf de medewerker en jullie samenwerking? Begin niet meteen met een stortvloed aan kritiek, maar wissel positieve feedback af met negatieve punten. Beperk je tot de drie belangrijkste kritiekpunten en wees specifiek. Zorg dat je voorbeelden hebt, zodat het voor de werknemer concreet wordt.

Nogmaals: in gesprek
Ook nu ga je samen de genoemde punten na en bespreek je oplossingen. Dit leg je eveneens vast in het gespreksverslag, zodat je er later op terug kunt komen.

Afronding
Noem de gemaakte afspraken nog een keer na. Vraag tenslotte hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Is alles besproken? Of heb je nog iets gemist? Soms is een vervolggesprek nodig. Plan dit dan meteen in.

Hoe bereid ik een functioneringsgesprek voor? (met tips!)
Verzamel informatie
Pak het personeelsdossier van de medewerker erbij en bekijk de gemaakte afspraken. Zijn ze nagekomen? Of is bijsturing nodig? Verzamel concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Dit helpt bij het onderbouwen van je feedback. Denk hierbij aan e-mails, notulen van vergaderingen of gemaakte rapporten.

→TIP!
Een functioneringsgesprek is als een peilmoment: je kijkt waar de medewerker staat. De ‘0-meting Checklist’ hier hiervoor een handig hulpmiddel. Hierin staat precies wat je medeweker idealiter in huis moet hebben. Denk aan opleidingen, vaardigheden, gedrag. Wil je ook zo’n ‘0-meting Checklist’? Kom met mij in gesprek en je ontvangt deze handzame checklist.

Maak een agenda
Zorg dat het gesprek gestructureerd verloopt en stel een agenda op. Hierin zet je ook de gesprekpunten die uit je verzamelde informatie volgen.

→TIP!
Stel de gesprekspunten op als vragen. Dit opent het gesprek en werkt prettiger. Denk hierbij aan: uit welke werkzaamheden haal je de meeste voldoening? Welke drie tips zou jij me als leidinggevende geven? Wat heb je nodig om jouw talent nog beter uit de verf te laten komen?

Neem de tijd
Een week voor het gesprek stuur je de agenda met bespreekpunten naar de medewerker. Jullie hebben nu beiden de mogelijkheid om je voor te bereiden. Neem de tijd, want een functioneringsgesprek is een belangrijk moment. Het is de kans om even stil te staan, terug te kijken en over de toekomst te spreken.

→TIP!
Als mensen langer dan anderhalf uur met elkaar praten, wordt er een enorm beroep gedaan op hun concentratievermogen. Plan daarom een uur in voor het functioneringsgesprek. Zorg dat je niet aansluitend naar een volgende meeting moet sprinten. Dan zit je rustiger in het gesprek en hoef je niet steeds op je horloge te kijken. Geef op tijd aan als je een vervolggesprek wil plannen. Hiermee neem je de medewerker en het gesprek serieus.

Meer weten over het functioneringsgesprek? Ik spar graag met je!