Goed personeel vinden zonder te heksen, zo doe je dat!

Bron foto: Pexels

Breek je als werkgever al een tijdje je hoofd over een vacature die je maar niet ingevuld krijgt? Dan ben je niet de enige. Voor werkgevers is de krapte op de arbeidsmarkt een steeds grotere uitdaging. Ruim de helft geeft aan dat vacatures minder snel vervuld worden. Drie van de tien verwacht zelfs dat het dit jaar nog moeilijker wordt dan vorig jaar. En of die uitdaging nog niet groot genoeg is, zegt twee van de tien werkgevers het ook nog moeilijk te vinden om het huidige personeel te behouden.

Soms zou je willen dat je kon heksen! Want uit recent onderzoek blijkt dat er op dit moment in bijna alles branches een tekort is aan goed gekwalificeerd personeel. Gemiddeld is 46% van alle vacatures lastig in te vullen. In de bouw is dit zelfs 58%. Het is dan ook niet zo vreemd dat er bijna dagelijks nieuwsberichten verschijnen over de oplopende tekorten in diverse branches zoals rechtspraak, zorg, onderwijs, techniek en horeca.

Ook mijn ervaring is dat werkgevers het op dit moment lastig vinden om medewerkers te vinden, boeien en binden. Ze beseffen dat ze iets extra’s moeten doen. Maar als je niet kunt heksen, hoe pak je dat dan aan?

Het bedrijf als bos

Om werkgevers hierbij te helpen gebruik ik het bos als metafoor voor het bedrijf. De medewerkers zijn daarin de bomen. Om het bos (je bedrijf) in goede conditie te houden, is goed bosbeheer nodig. In HR-land noemen wij dat goede bosbeheer ‘Goed werkgeverschap’. Daarover lees je meer in mijn vorige blog. Hoe dat er in de praktijk uitziet? Allereerst maak je een duidelijke inventarisatie van je bos. Welke bomen staan waar (huidig personeelsbestand) en waar is (op termijn) behoefte aan nieuwe bomen (nieuw personeel)? Welk onderhoud is nodig en welke bomen hebben ruimte en voeding nodig om te kunnen groeien (huidig personeel boeien en binden)? Daarbij kijk je ook naar de doelstellingen voor de toekomst. Wil je dat je bos groter wordt (groeien in fte’s) of wil je het anders positioneren, bijvoorbeeld meer recreatie- in plaats van productiebos (positionering op de markt). Met andere woorden, wat is nodig om je bedrijf toekomstproof te maken?

Onderweg naar de toekomst

Net als je bedrijf veranderen het bos en haar omgeving continu. Hier horen bomen bij die daar goed bij passen. Dit hoeven niet per definitie dezelfde bomen zijn die er al stonden. Dat kan betekenen dat er andere bomen nodig zijn dan voorheen. Welke dat zijn is van veel factoren afhankelijk zoals zonlicht, hoogte, grond- of bladsoort en omliggende bomen (karakter, vaardigheden, kennis, ervaring).

Om duurzaam te groeien is het essentieel om altijd kritisch naar je personeelsbestand te blijven kijken. Net als bij goed bosbeheer waarbij er kritisch én op lange termijn wordt gekeken naar welke bomen zich kunnen ontwikkelen tot mooie sterke bomen (toekomstbomen), van welke bomen afscheid wordt genomen (dunningskap) en welke nieuwe bomen hiervoor in de plaats komen of extra worden bijgeplant (vervangende en nieuwe aanplant). Het resultaat van dit plan wordt aangegeven met gekleurde markeringen op de boomstammen, het zogenaamde bomenstructuurplan. Oftewel het duurzame strategisch personeelsbeleid,hèt raamwerk voor je toekomstige personeelsbestand.

In de praktijk zie ik dat werkgevers dat vooruitdenken over hun personeelsbehoefte juist lastig vinden. Vacatures ontstaan op het moment dat er een acute behoefte is door bijvoorbeeld meer werk of het (tijdelijk) wegvallen van een bestaande kracht. Dan moet er in korte tijd opeens snel worden geschakeld en dat brengt stress en onzekerheid met zich mee. Beslissingen moeten overhaast worden genomen want Piet is weg en niemand kan zijn werk overnemen.

Wat gebeurt er dan? Jantje gaat klonen. Er wordt iemand aangenomen die praktisch een kopie is van voorganger Piet, zonder kritisch te kijken naar de toekomstbestendigheid van het bedrijf én de medewerker. Gevolg? De wervingskosten lopen hoog op en het risico op een mismatch neemt toe.

Langetermijnvisie op werving en selectie

Om dat te voorkomen is een langetermijnvisie voor de werving en selectie nodig. In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, begint dit proces al ver voordat er binnen je bedrijf een vacature ontstaat. Zo kun je tijdig inzichtelijk maken of bepaalde taken, functies en/of teams nog nodig zijn of misschien anders ingericht moeten worden. Welke persoonlijkheden en vaardigheden zijn hiervoor vereist? Hierin neem je ook je missie, visie en kernwaarden mee. Ga daarop werven en selecteren!

Het doel van werving en selectie is om de juiste persoon op de ontstane vacature te plaatsen. Je gaat dus aan de slag met het aantrekken, selecteren en aanstellen van geschikte kandidaten in lijn met de strategie en doelstellingen van je bedrijf. Het gaat dus over het vinden van kwalitatief geschikte nieuwe medewerkers. De volgende stappen kunnen je daarbij helpen.

1. Weet wat de missie, visie en kernwaarden van je organisatie zijn;
2. Bepaal of je de werving zelf doet of uitbesteedt;
3. Benoem een verantwoordelijke voor de sollicitatieprocedure;
4. Beschrijf of analyseer de huidige of nieuwe functie;
5. Breng in kaart wat voor soort medewerker je zoekt (profiel);
6. Zoek uit waar deze persoon te vinden is;
7. Inventariseer de huidige arbeidsmarkt;
8. Beschrijf wat je als organisatie te bieden hebt.
9. Stel de vacaturetekst op;
10. Plaats de vacature eerst intern en na afronding extern.

Aan de slag met Employer Branding

In een gespannen arbeidsmarkt is de kandidaat koning! Dit betekent dat het uitzetten van een vacature niet langer genoeg is om getalenteerde medewerkers te vinden. Potentiële kandidaten oriënteren zich anders op de arbeidsmarkt en hebben volop keuze in waar ze willen werken. Het is daarom niet alleen belangrijk om te laten zien wat je als bedrijf doet, maar meer nog wie je als bedrijf bent!

‘Je kunt niet verwachten dat mensen weten wat jij van hen verwacht’ (Omdenken)

Daarvoor kun je gebruik maken van Employer Branding. Dit is een PR instrument om je bedrijf nog duidelijker op de kaart te zetten. Op die manier vertel je niet alleen waarom het zo leuk is om voor je bedrijf te werken, maar draag je het ook uit!  

Een bedrijf dat dit wat mij betreft erg goed doet is het Amerikaanse Zappos. Zij verkopen schoenen via internet. Niets bijzonders zou je denken, maar ze zijn niet zomaar een webshop.

Wat hen bijzonder maakt is dat zij in hun online verkoop hoge klanttevredenheid centraal stellen. Dit betekent dat zij door middel van het leveren van uitstekende service hun omzet verder willen verhogen. Het motto Delivering happiness is daarbij leidend. ‘Ze verkopen geen schoenen, ze maken mensen blij met schoenen’.

De missie van Zappos is om  zowel intern als extern mensen plezier te bezorgen. Dit betekent dus dat mensen een prettige ervaring moeten hebben met zowel de schoenen als het bedrijf. Daar doet Zappos alles voor! Dit is in hun logo heel duidelijk terug te zien.

Bron afbeelding: Zappos

Allereerst wordt dit op hun website al duidelijk gecommuniceerd. Wanneer je daar namelijk op kijkt zie je vrij snel hun logo met de specifieke bijzin: powered by service. Als bezoeker weet je daardoor meteen dat het leveren van uitstekende service de belangrijkste kernwaarde van Zappos is.

Wanneer je verder naar beneden scrolt valt er op dit gebied nog iets op. Ze hebben namelijk aparte kopjes met ‘Customer Service’ én ‘Your Voice Matters’ op de website staan. Bij Customer Service zijn zaken opgenomen als meest gestelde vragen (o.a. over verzending en retournering)  en duidelijke contactinfo. Onder ‘Your Voice Matters’ is een knop opgenomen naar een enquête waar je als klant letterlijk met één druk op de knop naartoe wordt geleid. Alleen al dit laatste is uniek. Op hoeveel websites kun je zo gemakkelijk en laagdrempelig je mening achterlaten? De meeste organisaties richten daar andere (niet altijd hele duidelijke) kanalen voor in.

Zappos richt zich niet alleen extern op het leveren van een goede dienstverlening. Ook intern heeft het haar bedrijfsprocessen hierop afgestemd. Wanneer goede service bieden zo in het DNA van het bedrijf zit, dien je ook samen te werken met leveranciers, detaillisten en medewerkers die deze filosofie begrijpen en uitvoeren. Zeker omdat deze kernwaarde zo nauw samenhangt met gedrag.

Dit betekent dus ook iets voor het personeelsbeleid van Zappos. Niet iedereen kan het strikte serviceniveau naleven. Toch werpt deze manier van werken zijn vruchten af want het heeft Zappos al veel successen bezorgd. De werving en selectie sluit naadloos aan op de missie, visie en kernwaarden van het bedrijf. Zappos laat zien hoe belangrijk dit is. Zeker omdat het zo’n hoge eisen aan dienstverlening stelt, de normen erg strikt zijn en het serviceniveau sterk verweven is met het gedrag van medewerkers, is het aantrekken van geschikt personeel essentieel. Duidelijke kwalificaties over waar een kandidaat aan moet voldoen hangt nauw samen met de positionering van het bedrijf. Doordat Zappos dit helder in kaart heeft gebracht kan het zich daarmee goed onderscheiden van andere online schoenwinkels.

Creatieve ideeën voor het vinden van talent

Er zijn meer goede voorbeelden van organisaties die Employer Branding in de vingers hebben. Daarvoor treden ze behoorlijk buiten de begane paden. Maar zoals Roy T. Bennett zegt, ‘Great things never came from comfort zones.’ Ik nodig je graag uit je te laten inspireren door de navolgende voorbeelden.

Waar vandaag de dag bijvoorbeeld veel gebruik van wordt gemaakt is ‘employee referral’. Daarbij vertellen medewerkers over hun ervaringen bij hun werkgever. Hierbij maak je gebruik van het netwerk van medewerkers om zo de juiste mensen te vinden voor vacatures. In onderstaand plaatje kun je zien dat het gemiddeld 29 dagen duurt om een vacature te vervullen ten opzichte van 39 en 55 via jobboards en carrieresites.  Het voordeel hiervan is dat het je tijd én werving en selectiekosten bespaart. En de kans dat je ‘de juiste match’ gevonden hebt is groter, want wie kunnen beter over het bedrijf vertellen dan degene die er zelf werkzaam zijn?

Bron afbeelding: Talentlyft

Salesforce ziet haar eigen medewerkers als de beste recruiters. Ze ontwikkelden een speciale ‘referral app’ en organiseren Happy Hours waarvoor werknemers vrienden kunnen uitnodigen die ze willen aanbevelen.

Bron foto: Salesforce

KPMG gebruikt humor en testimonials van medewerkers om een indruk te geven van de bedrijfscultuur binnen de organisatie

Grote techbedrijven steken veel tijd, energie en geld in Employer Branding. Het is niet voor niets dat mensen bij hen in de rij staan voor een baan. Bedrijven zoals Google en Apple weten perfect hoe ze zichzelf als aantrekkelijke werkgever kunnen positioneren.

Google richt zich in hun wervingscampagne bijvoorbeeld vooral op technologie studenten. Niet zo vreemd, want dit zijn de tech talenten van de toekomst. Door ze een week lang als stagiair mee te laten werken, bereid Google hen voor op een baan bij het techbedrijf na afronding van hun studie. Studenten krijgen tijdens de stage de kans om als volwaardig ‘medewerker’ mee te denken over het verbeteren van Google producten en diensten. Op die manier wil Google deze studenten al vroeg laten ervaren hoe het is om een ‘Googler’ te zijn en hen zo alvast enthousiast te maken om er straks te gaan werken. Het techbedrijf is daarmee een goed voorbeeld van hoe je met strategische personeelsplanning een eigen ‘kweekvijver voor talent’ maakt.

Bij Apple richten ze zich in hun employer branding alleen op ‘de allerbesten’.  Apple wil altijd de beste zijn en daar horen medewerkers bij met dezelfde filosofie en instelling. Om bij hen te kunnen werken moet je over een groot doorzettings- en aanpassingsvermogen beschikken, buiten de gebaande paden kunnen denken, goed kunnen samenwerken en oog voor detail hebben. Dit zijn de belangrijkste selectiecriteria voor Apple voor het aantrekken van talent. Daarvoor kijken ze zelfs verder dan de eigen landsgrenzen!

Een goed Nederlands voorbeeld is online supermarkt Picnic. Ook zij maken gebruik van storytelling én humor om te laten zien hoe leuk het is om Picnic bezorger te worden.  Ze hebben er een speciale website en video voor gemaakt:  https://www.picnic.app/nl/runner

Net als Heineken, die mini-films maakte van een dag uit het leven van diverse medewerkers die wereldwijd voor Heineken werken. Ze noemen dit de Go Places Employer Branding campagne: https://goplaces.theheinekencompany.com/

Zoals je in deze blog hebt kunnen lezen kun je bijna niet anders dan rigoureus te werk te gaan om in een krappe arbeidsmarkt (de juiste) mensen te vinden voor je vacature. Je vacaturetekst een beetje aanscherpen of direct een vast contract aanbieden is niet langer genoeg! ‘Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg’, Albert Einstein heeft een punt. Het is tijd voor een andere aanpak. Als je nog nooit iets aan een langetermijnplan voor je personeel of Employer Branding gedaan hebt, is dit een goed moment om te beginnen. Ik help je graag om daarvoor de eerste stappen te zetten!