Het verzuimdossier: hoe pak je dit aan?

Een goed opgebouwd personeelsdossier is belangrijk. Hierin hou je alles bij over je medewerker. Wist je dat je bij langdurige ziekte ook een verzuimdossier moet bijhouden? Hoe je dit aanpakt en waar je op moet letten: ik leg het je graag uit.

Verzuimoverzicht
Als iemand zich ziekmeldt, stel je een aantal vragen. Wat is je vermoedelijke verzuimduur? Welke werkzaamheden kan je medewerker wel nog verrichten? En wat zijn mogelijke acties? Dit noteer je in het persoonlijk verzuimoverzicht. Dat staat los van het verzuimdossier. Als iemand een weekje met de griep thuis zit, hoef je hier nog geen dossier voor aan te maken. Het verzuimoverzicht hou je o.a. bij voor de verzuimfrequentie.

Verzuimdossier
Is iemand langer dan acht weken ziek? Dan maak je een plan van aanpak. Dit bewaar je in het verzuimdossier. Je stelt het plan van aanpak op in overeenstemming met de werknemer. Hierin staat bijvoorbeeld een uitgebreide opsomming van mogelijke re-integratieactiviteiten. Gebruik een checklist om niets te vergeten. De checklist ontvang je als je deelneemt in de workshop op 30 juni (zie onderaan deze blog).

Langdurig verzuim
Bij langdurig verzuim hebben de bedrijfsarts en jij als werkgever contact met de medewerker over de voortgang. Dit hou je bij in een re-integratiedossier. Samen met het medisch dossier van de arts is dit de basis voor het re-integratieverslag. In de 96e week van de ziekte is dit van belang voor de aanvraag van de WIA.

Let op!
Er zijn een paar belangrijke zaken waar je op moet letten bij een verzuimdossier:

• Je mag geen medische informatie van je werknemers bewaren, dus ook niet in het verzuimdossier. 
• Zorg dat je verzuimdossiers op een veilige plek liggen. Deze bevatten privacygevoelige informatie waarvan niemand wil dat ze door iedereen gezien kunnen worden.

Registreer 

Het is belangrijk dat je gedurende het ziekteverzuim alles registreert. De ziekmelding, het persoonlijk verzuimoverzicht en later ook het plan van aanpak. Gebruik handige formats om structuur aan te brengen. Op die manier leg je alles vast en ontstaan er later geen vervelende misverstanden. Een medewerker mag ten alle tijden inzicht krijgen in het eigen verzuimdossier.

Meer weten?
Wil je meer lezen over ziekteverzuim? Lees dan mijn blog ‘Een goed verzuimbeleid: daar knap je van op!’
En wil je weten wat er in een personeelsdossier staat? Lees dan mijn blog ‘Een goed personeelsdossier in 5 stappen’
 
Workshop
De workshop “Een goed verzuimbeleid: daar knap je van op!” wordt gegeven op vrijdag 30 juni van 10:00 tot 12:00 uur. In deze workshop worden alle gesprekken uitgebreid behandeld. 

Wanneer je de workshop gevolgd hebt, ben je zelf in staat om het proces van verzuimbeleid uit te voeren. Je weet wat je voor elke stap in het proces moet doen en we vertellen je tips & tricks over het naleven van alle registraties. Tevens ontvang je een praktische Bureaulegger en een superhandige checklist.

Workshop: “Een goed verzuimbeleid: daar knap je van op!” 
Datum: vrijdag 30 juni 2017 
Locatie: Nusterweg 63 – Sittard 
Kosten: gratis!

Je kunt alleen maar deelnemen aan deze workshop als je je opgeeft. Aanmelden kan tot 28 juni via diana@dianavanbakel.nl. Heb je nog vragen, bel me dan +31624330026.